Excel, Word ou logiciel de facturation :
quand faut-il changer ?

Beaucoup d'artisans et de petites entreprises commencent avec un modèle de facture sur Excel ou Word, parfois avec un carnet à souches. C'est gratuit, on le maîtrise, et au début ça suffit. Mais il arrive un moment où cet outil coûte plus de temps qu'il n'en fait gagner. Et en septembre 2027, il ne suffira plus du tout.

1. Excel et Word, c'est légal ?

Oui. Aujourd'hui, une facture faite sur Excel ou Word est valable si elle comporte toutes les mentions obligatoires et si la numérotation se suit sans trou ni doublon. Ce n'est pas la loi qui pose problème, c'est le quotidien.

2. 6 signes qu'il est temps de passer à un logiciel

1. Vous recopiez vos devis pour faire vos factures

Même client, mêmes lignes, mêmes prix, tapés deux fois. Chaque copie est une occasion de se tromper.

2. Vous cherchez le dernier numéro de facture

Un fichier par facture, un numéro choisi à la main : le jour où il y a un trou ou un doublon, c'est votre comptable ou un contrôle qui le verra.

3. Vous ne savez pas, là tout de suite, qui vous doit de l'argent

Sans liste des factures en attente, les relances se font de mémoire, et certaines passent à la trappe.

4. Vous ne connaissez pas votre chiffre d'affaires du mois

Pour l'obtenir, vous devez additionner vos fichiers un par un.

5. Vous envoyez vos factures à votre comptable en vrac

Et il vous rappelle pour celles qui manquent.

6. Vous faites plus de 5 à 10 factures par mois

À ce rythme, le temps passé à les préparer devient du temps de chantier perdu.

Le même raisonnement vaut pour le reste de votre gestion : si vous suivez aussi vos chantiers ou votre stock sur papier ou tableur, lisez Suivi des interventions : pourquoi le carnet papier ne suffit plus et Gérer son stock sans Excel.

3. 2027 : la vraie date limite

À partir du 1er septembre 2027, les PME, TPE et micro-entreprises, même en franchise de TVA, devront émettre leurs factures entre professionnels au format électronique, par une plateforme agréée. Un PDF exporté d'Excel ou de Word et envoyé par mail ne sera pas une facture électronique.

Concrètement, avec Excel ou Word, il faudra ressaisir chaque facture sur le portail d'une plateforme. Avec un logiciel relié à une plateforme agréée, la facture part directement, sans double saisie.

Pour le détail des étapes, lisez notre article Facture électronique 2027 : ce qu'une TPE de l'Aisne doit faire dès maintenant.

4. Ce qu'un logiciel change au quotidien

• Le devis devient une facture en un clic, sans rien retaper.
• La numérotation est automatique, continue et sans erreur.
• Les factures impayées sont visibles d'un coup d'œil, pour relancer au bon moment.
• Votre chiffre d'affaires est à jour en permanence.
• L'export pour le comptable se fait en quelques secondes.

Pour les relances elles-mêmes, voir Relancer un impayé sans perdre son client.

5. Comment choisir sans se tromper

• Simplicité : vous devez pouvoir faire votre première facture le jour même.
• Facture électronique : le logiciel doit être relié à une plateforme agréée, pas seulement « compatible ».
• Proximité : quelqu'un qui répond quand vous avez une question, et qui connaît votre métier.
• Pas de surprise sur le prix : demandez ce qui est inclus, surtout pour la plateforme.

6. SPL : conçu avec ceux qui l'utilisent

SPL est un logiciel de gestion édité près de Laon, conçu et amélioré avec ses utilisateurs : devis, factures, suivi des paiements. Il est déjà relié à jefacture.com, la plateforme agréée créée à l'initiative de l'Ordre des experts-comptables. Vous êtes donc prêt pour 2027, sans frais d'installation.